Roczne sprawozdanie BDO jest jednym z tych obowiązków, o których przedsiębiorca często przypomina sobie dopiero wtedy, gdy zbliża się termin jego złożenia.
Wtedy pojawiają się pytania: jakie dane wpisać, które informacje są potrzebne, co zrobić z ewidencją i czy wszystkie obowiązki firmy zostały właściwie określone.
W praktyce wiele problemów można ograniczyć, jeżeli przygotowanie sprawozdania zacznie się odpowiednio wcześniej.
1. Zostawienie wszystkiego na ostatnią chwilę
Przedsiębiorca zbliża się do terminu składania sprawozdania i dopiero wtedy zaczyna zbierać dane za cały poprzedni rok. Jeżeli dokumentacja jest kompletna i uporządkowana, może nie być to dużym problemem. Gorzej, gdy informacje znajdują się w kilku miejscach albo część danych trzeba dopiero odtworzyć.
W przypadku sprawozdania BDO 2027 oznacza to przede wszystkim uporządkowanie danych za 2026 rok.
Więcej o przygotowaniu danych pisaliśmy w artykule „Sprawozdanie BDO za 2026 rok – jakie dane przygotować?”.
2. Rozpoczęcie od formularza zamiast od obowiązków
System BDO prowadzi przedsiębiorcę przez odpowiednie formularze, ale samo otwarcie formularza nie odpowiada jeszcze na podstawowe pytanie: co właściwie powinno zostać wykazane przez tę konkretną firmę?
Zakres obowiązków zależy od rodzaju działalności oraz sytuacji przedsiębiorcy. Dlatego najpierw warto ustalić zakres obowiązków, a dopiero później przechodzić do poszczególnych części sprawozdania.
3. Traktowanie wszystkich firm tak samo
BDO nie wygląda identycznie dla każdego przedsiębiorcy. Inne informacje mogą być istotne dla podmiotu gospodarującego odpadami, inne dla przedsiębiorcy wprowadzającego produkty w opakowaniach, a jeszcze inne dla firmy prowadzącej działalność gastronomiczną.
Gotowa lista „co wpisać do BDO” znaleziona w internecie nie zawsze będzie odpowiednia dla konkretnej firmy.
4. Brak powiązania sprawozdania z ewidencją
Roczne sprawozdanie nie powinno być tworzone w oderwaniu od danych, które przedsiębiorca gromadził w trakcie roku.
Jeżeli firma prowadzi ewidencję, warto wykorzystać ją jako jedno z podstawowych źródeł informacji potrzebnych do przygotowania sprawozdania. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy wykazywane wartości mają pokrycie w dokumentacji firmy.
5. Próba odtworzenia danych „na oko”
Jeżeli przedsiębiorca nie pamięta dokładnej wartości, łatwo może pojawić się pokusa wpisania przybliżonej liczby. Tymczasem dane wykazywane w sprawozdaniu powinny wynikać z informacji, którymi przedsiębiorca rzeczywiście dysponuje.
Jeżeli czegoś brakuje, lepiej najpierw ustalić źródło danych niż od razu wpisywać wartość szacunkową.
6. Pomijanie zmian w działalności
Firma w ciągu roku może zmienić sposób prowadzenia działalności. Może pojawić się nowy punkt sprzedaży, sprzedaż internetowa, dostawy, sprzedaż na wynos albo nowe produkty.
W gastronomii takich zmian może być szczególnie dużo. Przy przygotowywaniu sprawozdania warto więc spojrzeć na działalność firmy z perspektywy całego 2026 roku, a nie tylko jej obecnego stanu.
7. Założenie, że „skoro mam BDO, muszę wykazać wszystko”
Wpis do rejestru BDO nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca ma identyczne obowiązki jak każdy inny podmiot znajdujący się w rejestrze.
Zakres obowiązków zależy od konkretnej sytuacji firmy. Dlatego przed przygotowaniem sprawozdania warto ustalić, które obowiązki rzeczywiście dotyczą danego przedsiębiorcy.
8. Założenie odwrotne: „to tylko odpady komunalne, więc BDO mnie nie dotyczy”
W gastronomii można spotkać się również z odwrotnym podejściem. Przedsiębiorca patrzy przede wszystkim na odpady powstające w lokalu i dochodzi do wniosku, że skoro są one odbierane jako odpady komunalne, temat BDO jest zamknięty.
Taki sposób myślenia może być zbyt dużym uproszczeniem. Obowiązki BDO mogą wynikać również z innych elementów działalności przedsiębiorcy, w tym z kwestii dotyczących produktów i opakowań.
9. Nieuwzględnienie sprzedaży na wynos i dostaw
W przypadku gastronomii sposób sprzedaży może mieć znaczenie dla analizy obowiązków. Restauracja może prowadzić sprzedaż na miejscu, na wynos, z dostawą, przez własną stronę internetową albo za pośrednictwem platform zewnętrznych.
W ciągu roku model działalności może się zmieniać. Przy przygotowywaniu sprawozdania warto więc uwzględnić rzeczywisty sposób prowadzenia działalności w całym okresie sprawozdawczym.
10. Brak sprawdzenia danych przed wysłaniem
Nawet jeżeli wszystkie informacje zostały przygotowane prawidłowo, warto przed wysłaniem zrobić końcową kontrolę.
- czy wybrano właściwy zakres sprawozdania,
- czy dane dotyczą właściwego roku,
- czy wartości są zgodne z dokumentacją,
- czy nie pominięto istotnych informacji,
- czy dane są spójne z prowadzoną ewidencją.
Sprawozdanie BDO 2027 – szczególnie ważny jest rok 2026
Warto jeszcze raz uporządkować nazewnictwo.
Sprawozdanie BDO 2027 oznacza sprawozdanie składane w 2027 roku. Dane, które będą jego podstawą, dotyczą natomiast 2026 roku.
Jeżeli chcesz poznać szerszy kontekst tego obowiązku, zobacz artykuł „Sprawozdanie BDO 2027 – co warto wiedzieć już teraz?”.
Czy błędów można uniknąć?
Nie ma jednej uniwersalnej procedury odpowiedniej dla każdej firmy. Można natomiast ograniczyć ryzyko problemów, jeżeli przygotowanie sprawozdania zacznie się od podstaw:
najpierw zakres obowiązków → później dane → następnie weryfikacja → na końcu formularz.
Podsumowanie
Przygotowanie rocznego sprawozdania BDO nie musi być skomplikowane, jeżeli dane są gromadzone i porządkowane na bieżąco.
Najczęstsze problemy pojawiają się wtedy, gdy przedsiębiorca odkłada przygotowanie do ostatniej chwili, nie sprawdza zakresu swoich obowiązków, próbuje odtworzyć dane po wielu miesiącach albo nie weryfikuje danych przed wysłaniem.
W przypadku sprawozdania składanego w 2027 roku punktem wyjścia powinny być dane dotyczące działalności prowadzonej w 2026 roku.