Otwarcie restauracji to nie tylko przygotowanie kuchni, menu i sali dla gości. Jeszcze przed pierwszą sprzedażą warto ustalić, czy sposób prowadzenia lokalu wiąże się z obowiązkami w BDO oraz z wymaganiami dotyczącymi jednorazowych opakowań i produktów z tworzyw sztucznych objętych przepisami SUP.
Zakres obowiązków zależy od modelu działalności: znaczenie ma między innymi sprzedaż na miejscu i na wynos, rodzaj używanych opakowań, sposób pakowania żywności oraz to, czy lokal wprowadza na rynek produkty w opakowaniach. Nie każdy lokal ma identyczny zakres obowiązków, dlatego najlepiej przeanalizować własny sposób działania, zamiast opierać się wyłącznie na nazwie działalności.
1. Ustal, jak będzie działała restauracja
Przed otwarciem odpowiedz na kilka praktycznych pytań:
- Czy dania będą podawane wyłącznie na miejscu, czy także na wynos?
- Czy lokal będzie realizował dostawy lub zamówienia przez platformy internetowe?
- W jakich opakowaniach będą wydawane dania i napoje?
- Czy będą używane jednorazowe kubki, pojemniki, wieczka, sztućce lub inne akcesoria?
- Czy firma będzie kupować produkty w opakowaniach, a następnie wprowadzać opakowania lub produkty w opakowaniach na rynek?
Odpowiedzi pomogą ustalić, które obowiązki trzeba sprawdzić. Warto zachować także informacje od dostawców o rodzaju opakowań i materiałach, z których są wykonane.
2. Sprawdź, czy potrzebny jest wpis do BDO
Nie należy zakładać, że każda restauracja ma taki sam obowiązek rejestracji. Wymóg wpisu zależy od faktycznie wykonywanych czynności i przepisów mających zastosowanie do konkretnej firmy. W gastronomii znaczenie mogą mieć między innymi opakowania, produkty jednorazowego użytku oraz sposób ich wprowadzania do obrotu.
Warto pamiętać, że odbiór odpadów jako komunalnych nie przesądza sam w sobie o braku innych obowiązków. Wyjaśniamy to szerzej w artykule Czy restauracja musi mieć BDO, jeśli wszystkie odpady są komunalne?
Przed rozpoczęciem działalności sprawdź, czy firma podlega wpisowi do rejestru BDO i czy wpis powinien obejmować właściwy zakres działalności. Informacje o usłudze znajdziesz na stronie rejestracja firmy w BDO. Ogólne omówienie zagadnienia znajduje się również w artykule BDO i SUP w gastronomii – obowiązki restauracji i lokali gastronomicznych.
3. Przyjrzyj się opakowaniom na wynos i dostawy
Opakowania używane do wydawania posiłków na wynos warto przeanalizować osobno. Zrób listę pojemników, pudełek, toreb, kubków, pokrywek i innych elementów, z których lokal będzie korzystał. Ustal, które z nich są jednorazowe, z jakiego materiału zostały wykonane i do jakiego zastosowania są przeznaczone.
Nie rozstrzygaj obowiązków wyłącznie na podstawie potocznej nazwy produktu. Przydatne są specyfikacje dostawców i dokumenty potwierdzające rodzaj opakowania. Więcej o tym zagadnieniu opisuje materiał opakowania w gastronomii a BDO.
4. Zweryfikuj obowiązki związane z SUP
Przepisy SUP dotyczą określonych produktów jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych i wiążą się z konkretnymi obowiązkami. W zależności od sytuacji mogą mieć znaczenie m.in. opłaty pobierane od klientów za określone opakowania, obowiązki informacyjne, ewidencja oraz sprawozdawczość.
Sprawdź, czy używane przez lokal produkty znajdują się w zakresie odpowiednich przepisów i które wymagania dotyczą właśnie Twojego modelu sprzedaży. Sam fakt, że opakowanie jest jednorazowe, nie oznacza automatycznie, że wszystkie zasady SUP stosuje się do niego w ten sam sposób.
5. Przygotuj dokumenty i sposób ewidencji
Jeżeli po analizie okaże się, że firma ma obowiązki ewidencyjne lub sprawozdawcze, nie odkładaj organizacji dokumentów do końca roku. Od początku przechowuj faktury, specyfikacje opakowań i dane potrzebne do ustalenia ilości oraz rodzajów wykorzystywanych produktów. Ustal też, kto w firmie będzie zbierał te informacje.
Nie każda restauracja będzie prowadzić identyczną ewidencję. Zakres dokumentacji powinien wynikać z rzeczywistych obowiązków firmy, a nie z gotowego wzoru zastosowanego bez weryfikacji.
6. Zrób krótką kontrolę przed pierwszą sprzedażą
- Opisano model sprzedaży: na miejscu, na wynos i dostawy.
- Zebrano listę opakowań i jednorazowych produktów używanych w lokalu.
- Sprawdzono, czy firma podlega wpisowi do BDO i czy zakres wpisu jest właściwy.
- Zweryfikowano, czy mają zastosowanie obowiązki związane z SUP.
- Ustalono, jakie dokumenty i dane trzeba gromadzić od początku działalności.
- Wyznaczono osobę odpowiedzialną za pilnowanie terminów i dokumentacji.
Jeśli dopiero planujesz otwarcie lokalu, zacznij również od ogólnej checklisty formalności przed otwarciem lokalu gastronomicznego. Osobno sprawdź też, jak przygotować się do formalności w Sanepidzie przed otwarciem restauracji. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji możesz przejrzeć także pytania i odpowiedzi o BDO dla gastronomii.
Najważniejsze: oceń konkretny model działalności
Najbezpieczniej sprawdzić BDO i SUP przed rozpoczęciem sprzedaży, na podstawie tego, jak restauracja rzeczywiście będzie działać i jakich opakowań będzie używać. Dzięki temu łatwiej ustalić wymagane formalności i od początku gromadzić właściwe dane, bez kopiowania rozwiązań przeznaczonych dla innego typu lokalu.