W restauracji, kawiarni, pizzerii czy firmie cateringowej opakowania pojawiają się na każdym etapie pracy: przy dostawach produktów, przechowywaniu żywności i wydawaniu zamówień na wynos. Gdy trzeba ustalić, jakie obowiązki dotyczą firmy w BDO lub SUP, sama faktura za zakup opakowań może nie wystarczyć. Warto wcześniej uporządkować informacje o produktach i ustalić, które dane można uzyskać od dostawcy.
Nie oznacza to, że każda firma musi gromadzić identyczny zestaw dokumentów. Zakres potrzebnych informacji zależy między innymi od rodzaju opakowania, materiału, sposobu jego wykorzystania oraz roli, jaką przedsiębiorca pełni w obrocie produktem.
Jakie opakowania uwzględnić w pierwszej kolejności?
Na początek warto sporządzić listę opakowań i produktów jednorazowego użytku, które rzeczywiście występują w działalności. W gastronomii mogą to być między innymi:
- pojemniki i miski do dań na wynos,
- kubki do kawy, napojów i deserów,
- pokrywki, wieczka, wieczka do kubków i elementy zamykające,
- torby, pudełka, kartony i opakowania zbiorcze,
- folie, woreczki i inne opakowania używane do przechowywania lub wydawania produktów,
- opakowania, w których dostarczane są składniki, napoje i towary wykorzystywane w lokalu.
Nie wszystkie te pozycje będą rozliczane w ten sam sposób. Lista ma pomóc zidentyfikować, co firma kupuje i wykorzystuje, a następnie sprawdzić, które informacje są potrzebne do oceny obowiązków.
Sprawdź materiał, z którego wykonano opakowanie
Potoczna nazwa produktu nie zawsze wystarcza. Określenie „papierowy kubek” nie przesądza, że produkt jest wykonany wyłącznie z papieru. Może mieć powłokę lub inne elementy z tworzywa sztucznego. Podobnie pojemnik opisywany jako ekologiczny albo biodegradowalny wymaga sprawdzenia konkretnych danych, a nie tylko nazwy handlowej.
Przydatne jest ustalenie, z jakiego materiału wykonano opakowanie i czy składa się ono z kilku warstw lub elementów. Jeśli opis na fakturze jest zbyt ogólny, poproś dostawcę o kartę produktu, specyfikację albo pisemne potwierdzenie składu materiałowego.
Ustal masę, liczbę sztuk i sposób pakowania
W zależności od rodzaju obowiązku potrzebne mogą być informacje o masie opakowania, liczbie sztuk kupowanych w danym okresie albo liczbie opakowań w opakowaniu zbiorczym. Dlatego dobrze jest ustalić z dostawcą, czy dane podawane są dla jednej sztuki, całego zestawu, kartonu czy palety.
Jeśli dokumenty podają jedynie liczbę opakowań, a do rozliczenia potrzebna jest także masa, zapytaj o wagę jednostkową lub specyfikację techniczną. Nie należy przyjmować jednej wartości dla wszystkich podobnych produktów — różne rozmiary i modele mogą mieć inną masę oraz skład.
Jakie dokumenty warto zachować?
W praktyce przydatne może być zebranie kilku rodzajów informacji. Nie każdy dokument jest obowiązkowy w każdej sytuacji, ale kompletna dokumentacja ułatwia późniejszą weryfikację zakupów i ustalenie, czego jeszcze brakuje.
| Informacja lub dokument | Do czego może się przydać |
|---|---|
| Faktura lub zestawienie zakupów | Potwierdza zakup, datę, ilość i nazwę handlową produktu. |
| Karta produktu lub specyfikacja | Pomaga ustalić materiał, model, wymiary i inne cechy opakowania. |
| Masa jednostkowa lub dane o wadze | Ułatwia obliczenia, jeśli w danym rozliczeniu potrzebna jest masa opakowań. |
| Informacja o składzie materiałowym | Pomaga rozróżnić opakowania wykonane z różnych materiałów lub złożone z kilku elementów. |
| Dokumenty dotyczące produktu jednorazowego SUP | Mogą pomóc ustalić, czy dany produkt mieści się w zakresie odpowiednich obowiązków; zakres wymaganych danych trzeba ocenić dla konkretnego przypadku. |
Warto przechowywać te informacje w uporządkowany sposób, na przykład w folderach według dostawców lub w prostym arkuszu z nazwą produktu, materiałem, jednostką zakupu i datą otrzymania specyfikacji.
Czy wpis dostawcy do BDO rozwiązuje sprawę?
Nie należy zakładać, że sam numer BDO dostawcy oznacza, iż wszystkie obowiązki związane z opakowaniem zostały już rozliczone. Znaczenie ma to, kto wprowadza produkt lub opakowanie na rynek, kto je kupuje i wykorzystuje oraz jaki jest rzeczywisty model działalności. Inaczej może wyglądać sytuacja firmy kupującej towar od krajowego dostawcy, a inaczej przedsiębiorcy, który sam sprowadza towary lub opakowania z zagranicy.
Jeżeli lokal sam importuje produkty albo kupuje je bezpośrednio od zagranicznego dostawcy, warto dodatkowo przeanalizować zasady dotyczące wprowadzania produktów w opakowaniach. Więcej na ten temat opisujemy w artykule BDO a import towarów z zagranicy – kiedy powstaje obowiązek?
Opakowania gastronomiczne a obowiązki SUP
Osobnej uwagi wymagają określone jednorazowe produkty z tworzyw sztucznych, takie jak wybrane pojemniki na żywność i kubki. W tym przypadku nie wystarczy potraktować wszystkich opakowań jako jednej grupy — trzeba sprawdzić, czy konkretny produkt jest objęty przepisami SUP i jakie obowiązki dotyczą przedsiębiorcy korzystającego z niego w ramach sprzedaży żywności lub napojów.
Aktualne informacje o obowiązkach dotyczących pojemników i kubków jednorazowego użytku publikuje oficjalny portal BDO: Pojemniki i kubki jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych – obowiązki przedsiębiorcy w systemie BDO (SUP). Warto też zapoznać się z naszym materiałem BDO i SUP w gastronomii – obowiązki restauracji, barów i lokali gastronomicznych.
Jak przygotować prostą ewidencję informacji od dostawców?
Na początek wystarczy zestawienie, które pozwala szybko wrócić do danych o konkretnym produkcie. Dla każdej pozycji można zapisać:
- nazwę produktu i dostawcę,
- rodzaj opakowania i jego zastosowanie,
- materiał lub materiały, z których jest wykonane,
- jednostkę zakupu i liczbę sztuk w opakowaniu zbiorczym,
- masę jednostkową, jeśli jest potrzebna,
- datę otrzymania specyfikacji i miejsce przechowywania dokumentu,
- informację, czy produkt wymaga dodatkowej weryfikacji pod kątem BDO lub SUP.
Takie zestawienie nie zastępuje oceny prawnej ani wymaganej ewidencji, jeśli obowiązek jej prowadzenia wynika z przepisów. Pomaga jednak zauważyć braki w danych i szybciej przygotować informacje do rozliczeń.
Kiedy warto zweryfikować dane?
Najlepiej zrobić to przy wprowadzaniu nowego produktu do oferty, zmianie dostawcy albo zmianie modelu opakowania. Nie warto czekać do końca roku, kiedy trzeba odtworzyć zakupy z wielu miesięcy. Jeśli specyfikacja jest niejasna, poproś o doprecyzowanie na piśmie i zachowaj odpowiedź razem z dokumentami zakupowymi.
Idea BDO dla gastronomii to specjalizacja Idea Kwartet w praktycznych obowiązkach BDO i SUP związanych z działalnością gastronomiczną. Jeżeli nie masz pewności, które dane o opakowaniach są istotne w Twoim przypadku, zacznij od uporządkowania listy produktów, sposobu ich zakupu i wykorzystania w lokalu.